La vie privée des usagers est importante pour nous. La bibliothèque s’engage à traiter les renseignements personnels des usagers avec soin.
Vie privée et confidentialité des dossiers
La bibliothèque est responsable des renseignements personnels qu’elle possède. Elle a aussi un.e agent.e de la protection de la vie privée qui est responsable d’assurer la conformité de l’organisation. Le personnel de la bibliothèque a la responsabilité de respecter la vie privée des personnes et la nature confidentielle des renseignements personnels. Il consultera et modifiera les dossiers des usagers seulement lorsque nécessaire pour exécuter les fonctions appropriées de la bibliothèque.
La bibliothèque travaille en partenariat avec sept bibliothèques régionales de la Nouvelle-Écosse pour offrir un accès équitable aux articles de la bibliothèque par l’entremise d’un catalogue partagé. Pour obtenir plus de renseignements sur la façon dont les bibliothèques membres s’engagent à protéger la vie privée des usagers, voir la Politique de protection de la vie privée SamePage. Same Page Privacy Policy.
Collecte des renseignements personnels
La bibliothèque ne recueille que les renseignements qui sont nécessaires à la prestation de services au public. Tous les dossiers des usagers de la bibliothèque qui identifient les usagers sont confidentiels. Ces dossiers comprennent tous les renseignements identificatoires recueillis auprès des usagers dans le but d’offrir les services de bibliothèque et incluent le nom, l’adresse de courriel, l’adresse résidentielle ou commerciale, le numéro de téléphone, le mois et l’année de naissance, les activités et les transactions de la bibliothèque et le numéro de code à barres de la bibliothèque. Ces services sont spécifiés à l’usager, et l’usager doit donner son consentement. Les usagers ne sont aucunement obligés de fournir des renseignements personnels. Toutefois, s’ils choisissent de ne pas fournir certains renseignements, ils pourraient ne pas recevoir certains services.
La bibliothèque fera des efforts raisonnables pour :
a. minimiser la quantité de renseignements personnels recueillis et stockés,
b. rendre les renseignements anonymes lorsque c’est possible,
c. conserver les renseignements pendant la durée minimale nécessaire,
d. protéger les renseignements contre l’accès, l’utilisation et la divulgation non autorisés,
e. détruire les renseignements de manière sécurisée lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.
Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont utilisés pour fournir des services de bibliothèque, y compris le recouvrement des comptes impayés, la circulation des articles de bibliothèque, l’accès aux programmes et services de la bibliothèque et les réponses aux demandes d’informations. Ils peuvent aussi être utilisés pour prévenir la fraude ou l’abus des services de bibliothèque.
Les renseignements personnels ne doivent pas être divulgués pour aucune raison autre que celle pour laquelle ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de la personne ou si la loi l’exige. Les renseignements sont seulement conservés aussi longtemps que nécessaire.
Divulgation des renseignements personnels
Le personnel de la bibliothèque n’est pas autorisé à divulguer des renseignements personnels, sauf s’ils ont reçu des instructions de la direction ou d’un.e. représentant.e de la direction. La direction, un.e représentant.e de la direction ou le conseil de la bibliothèque pourrait fournir des renseignements personnels aux agents d’application de la loi.
Les dossiers de la bibliothèque seront divulgués seulement si une ordonnance d’un tribunal ou une assignation à témoigner est présentée conformément à la loi fédérale, provinciale ou municipale. Tous les frais encourus par la bibliothèque lors de la recherche dans ses dossiers, même sur ordonnance d’un tribunal, seront facturés à l’organisme qui demande la recherche.
Les renseignements personnels peuvent aussi être divulgués si un usager adulte ou le parent/tuteur d’un jeune usager donne son consentement écrit, ou encore si l’information est requise pour assurer la sécurité du personnel de la bibliothèque, pour protéger les biens de la bibliothèque ou pour appliquer une politique de la bibliothèque.
Sur demande, une personne doit être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels. Les usagers peuvent accéder à leurs propres renseignements soit en présentant leur carte de bibliothèque au personnel de la bibliothèque, soit en accédant au compte de leur carte de membre de la bibliothèque par l’entremise du catalogue de la bibliothèque. Les usagers peuvent remettre en question l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et les faire modifier au besoin.
Sur demande, les parents ou tuteurs légaux peuvent obtenir un accès aux dossiers de la bibliothèque de leurs enfants de 13 ans et moins, seulement après que l’identité du parent/tuteur est confirmée et que l’âge actuel de la jeune personne est déterminé.
Les parents ou tuteurs légaux peuvent aussi obtenir un accès aux dossiers de la bibliothèque de leurs jeunes de 14 à 18 ans, à la discrétion de la direction et seulement après que l’identité du parent/tuteur est confirmée et que l’âge actuel de la jeune personne est déterminé.
Toute personne qui souhaite contester la conformité aux dispositions relatives à la protection de la vie privée peut s’adresser à la direction de la bibliothèque.
Sécurité des données
La bibliothèque a la responsabilité de protéger les renseignements personnels à l’aide de mesures de sécurité appropriées.